Ausgehende E-Mails werden von Antispam-Lösungen beim Empfänger verschluckt!
Sogenannte "False Positives" also gute E-Mails welche fälschlicher Weise als
Spam gekennzeichnet werden, werden für Unternehmer mehr und mehr zum ärgernis
und Kostenfaktor!
Ein Unternehmer schreibt:
"Ich habe das Problem, dass meine Firmenmails bei meinen Kunden und Partnern im
Spamordner landen und es damit äußerst aufwändig ist, allen Mails
hinterher zu telefonieren. Mein Provider versichert mir ständig nicht blackgelistet
zu sein, trotzdem kommen ca. 1/3 der Mails nicht korrekt an"
In der Tat stellen wir immer häufiger fest, dass an sich gute E-Mails von Antispam-Lösungen
fälschlicher Weise als Spam gekennzeichnet werden. Je stärker eine Antispam-Lösung
eingestellt ist, desto häufiger kommt es zum Problem der sog. „False Positives“.
Schon bei einer Erkennung von 76% der Spam-E-Mails steigt die Gefahr von „False
Positives“ merklich an. Antispam-Lösungen werben heute aber mit einer Erkennungsrate
von nahezu 100%.
Auch SPAMRobin wirbt mit einer Erkennungsrate von nahezu 100%, doch ist ein enormer
Aufwand, viel Zeit und Fachwissen im Antspam-Bereich erforderlich, damit es hier
zu keinen „False Positives“ kommt.
Was können Mailversender nun tun, damit Ihre E-Mails weniger oft als „False
Positives“ einfach in den Spam-Ordner verschwinden?
- Es ist wichtig Mails stets über den gleichen Mailserver zu versenden.
- Den Mailserver sollte man mit möglichst wenig anderen Unternehmen teilen.
- Der Mailserver sollte über eine einwandfreie Konfiguration verfügen.
- Der Mailserver sollte auf keiner Blackliste stehen.
- Der Mailserver sollte über eine gute Reputation verfügen.
- Der Mailserver sollte möglichst im Land des Mail-Versenders stehen.
- über den Mailserver sollten möglichst keine Newsletter versendet werden.
- Der Mailserver sollte über eine aktuelle/sichere Software verfügen.
- Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus
der die E-Mails versendet werden, sollten über aktuelle Antivirenprogramme
verfügen.
- Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus
der die E-Mails versendet werden, sollten über einen aktuellen Patchstand verfügen.
SPAMRobin versendet auch E-Mails für Kunden
Die meisten Antispam-Lösungen beschränken sich auf das Kennzeichnen eingehender
E-Mails. SPAMRobin hat aber schon vor geraumer Zeit erkannt, dass Kunden immer öfter
Probleme beim Mailversand haben, daher kümmert sich SPAMRobin gerne auch um
den Mailversand der Kunden, damit diese Ihre E-Mails problemlos versenden können.
Sollte sowohl der Sender als auch der Empfänger Kunde von SPAMRobin sein, kann
SPAMRobin die Zustellung auch garantieren.
So verhindern Sie, dass Ihre ausgehenden Mails von Antispam-Lösungen (Spamfiltern)
verschluckt werden!
Senden Sie Ihre E-Mails stets über den gleichen Mailserver
Antispam-Lösungen überprüfen häufig die IP-Adressen Mailserver,
durch die ein E-Mail gesendet wurde. Vielen Anwendern ist oftmals der Versandweg
eines E-Mails nicht klar, daher dieser Rat nicht leicht zu verstehen. Bei einer
ganz normalen Mailversendung sind normalerweise auf Seite des Mailversenders bereits
2 Computer und daher 2 IP-Adressen beteiligt. Der Mailversand geschieht von dem
PC des jeweiligen Benutzers aus (1. IP-Adresse). Das Mailprogramm des Absenders
sendet das E-Mail jedoch nicht direkt an den Empfänger PC sondern zuerst zum
Postausgangsserver (2. IP-Adresse). Erst der Postausgangsserver versucht herauszufinden,
welcher Empfangsserver für die angegebene Adresse (Domain) zuständig ist
und versucht das E-Mail an diesen zuzustellen. Ist der Mailserver des Empfängers
nicht erreichbar versucht der Postausgangsserver die Zustellung bis zu 5 Tagen.
Dabei darf man durchaus mit langen Pausen zwischen den Versuchen rechnen.
Kommt es zu einer erfolgreichen Versendung des E-Mails wird auf der Empfängerseite
eine Spam-Prüfung durchgeführt, leider manchmal auch 2 oder mehr (Server/PC).
Bei dieser Prüfung werden die beiden oben genannten IP-Adressen einer Prüfung
unterzogen.
„Wenn ich aus der Firma Mails versende kommen meine Mails immer an, von zu Hause
aus nicht, obwohl ich über den gleichen Server versende“
Das kommt sehr häufig in der einen oder der anderen Richtung vor. Zu Hause
wird hier die IP-Adresse des Internetproviders benutzt, diese Adresse wird dynamisch
zugewiesen, also stets von anderen Computern benutzt, manchmal sogar mehrfach pro
Tag geändert, daher ist nicht auszuschließen, dass über diese Adresse
Spam-E-Mails versendet wurden.
Die Versendung über den gleichen Weg schützt nicht grundsätzlich
davor, dass die E-Mails dann doch zu „False Positives“ werden, doch kann man sich
hier konkret um seine Adressen, Server und die Reputation kümmern, weil diese
Geräte meist im eigenen Einflussbereich stehen.
Den Mailserver sollte man mit möglichst wenig anderen Unternehmen teilen
Schon aus dem vorherigen Punkt wird klar, dass es problematisch sein kann, wenn
mehrere Unternehmen einen Mailserver für den Mailversand teilen. Es ist nicht
in Ihrem Einflussbereich zu entscheiden, welche E-Mails durch die anderen Unternehmen
versendet werden. Oftmals versendet das andere Unternehmen Newsletter und kümmert
sich wenig um Abmeldungen. Empfänger neigen grundsätzlich und in diesem
Fall noch stärker dazu Newsletter als Spam zu melden. Der gesamte Mailserver
bekommt so im Laufe der Zeit eine schlechte Reputation.
Der Mailserver sollte über eine einwandfreie Konfiguration verfügen
Mailserver sind nicht einfach zu betreiben. Als Kontaktstelle zur Außenwelt
ist es nicht egal wie der Server konfiguriert ist. Erlaubt der Mailserver sog. Relaying
(Versand von E-Mails vom Internet aus) so wird der Server z.B. innerhalb kürzester
Zeit in diversen Blacklists eingetragen sein. Wenn einem Mailserver eine neue IP-Adresse
zugewiesen wird ist vor Verwendung dieser Adressen eine aufwändige Recherche
notwendig um festzustellen, dass man nicht eine bereits „verseuchte“ IP-Adresse
zugewiesen bekommt.
Für die verwendete IP-Adresse muss bereits vor der ersten Benutzung sichergestellt
werden, dass ein sog. Reverse Lookup im DNS-System eingerichtet wird und dass dieser
mit dem Hostnamen und der Domain des Mailserver übereinstimmt.
Es dürfen nur Softwareversionen verwendet werden, welche auf einem aktuellen
Stand gehalten werden. Sobald Angriffsmöglichkeiten von Mailserversoftware
bekannt werden, ist die Software sofort wieder auf einen Stand zu heben welcher
diese bekannten Fehler behebt, sonst gerät der Server möglicherweise in
Verdacht, von Hackern übernommen worden zu sein. E-Mails, die von einem derartigen
Server versendet werden, werden dann oftmals als Spam gekennzeichnet.
Der Mailserver sollte auf keiner Blackliste stehen
Die Adressen der Mailserver (IP-Adresse, Hostname und Domain) sollten vor Erstbenutzung
und dann regelmäßig auf Einträge in Blacklists überprüft
werden. Leider sind nicht alle Blacklisten-Betreiber einfach dazu zu bewegen, dass
die eigenen Adressen wieder von den Blacklists entfernt werden. Viele Blacklists
schreiben von anderen ab, viele sind anonym (Google, Yahoo), so dass es keine Möglichkeit
gibt die eigenen Adressen aus deren Listen wieder entfernen zu lassen, obwohl diese
manchmal die Einträge nach einiger Zeit wieder automatisch entfernen. In wieder
anderen Fällen ist zu hören, dass die kurzfristige Entfernung der Adressen
nur durch Zahlung von zum Teil hohen Geldbeträgen erfolgen soll.
Der Mailserver sollte über eine gute Reputation verfügen
Mailserver kommen in erster Linie dann zu einer guten Reputation, wenn sich die
Versender von E-Mails an gültige technische soziale und rechtliche Standards
halten. Eine ordentliche Konfiguration, kein Versand von Viren, kein Versand von
unerwünschten E-Mails sind ein guter Beginn. Zusätzlich können die
Mailserver so konfiguriert werden, dass der sog. Reverse Lookup (DNS), DKIM und
Domainkey richtig konfiguriert werden.
Der Mailserver sollte möglichst im Land des Mail-Versenders stehen
Inländische Mailserver senden meist viel weniger Spam-E-Mails als ausländische
Mailserver. Es gibt ca. 25 Länder, von denen man meist zu 100% Spam-E-Mails
bekommt. Obwohl dieser Wert bei amerikanischen Mailservern nicht erreicht wird,
so senden österreichische und deutsche Mailserver meist ebenfalls nur sehr
wenige Spam-E-Mails.
über den Mailserver sollten möglichst keine Newsletter versendet werden
Viele Menschen vertrauen nicht auf die Abmeldemöglichkeiten eines Newsletters
und melden daher eher Newsletter als Spam. Durch diese Meldungen erhalten die Mailserver
und Domains schlechte Reputationen, welche wiederum zu fälschlichen Spam-Kennzeichnungen
führen können.
Der Mailserver sollte über eine aktuelle/sichere Software verfügen
Es gibt eine Reihe von Mailserverprogrammen, welche bekannte Sicherheitsprobleme
aufweisen. Die Software der Mailserver sollte daher immer auf dem neuesten Stand
gehalten werden, damit dieser nicht durch die verwendete Software und ev. daraus
resultierenden Sicherheitsgefahren eine schlechte Reputation erhält.
Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus
der die E-Mails versendet werden, sollten über aktuelle Antivirenprogramme
verfügen
Oftmals werden PCs durch Trojaner (Schadsoftware) befallen, wodurch diese Computer
für den massenhaften Spam-Versand und andere Cyberangriffe mißbraucht
werden. Die IP-Adressen, aber auch die Domains oder Mailserver im gleichen Netzwerk,
werden als Reaktion auf Blacklists eingetragen. Die Folge ist wiederum ein Problem
beim Versand guter E-Mails.
Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus
der die E-Mails versendet werden, sollten über einen aktuellen Patchstand verfügen.
Manchmal reicht es gar nicht aus aktuelle Antivirensoftware und eine aktuelle Firewall
zu verwenden. Oftmals können Hacker dennoch Herrschaft über einen PC erhalten.
Es ist dazu sehr wichtig immer alle Computer auf dem aktuellen Stand zu halten,
damit Eindringlinge keine Chance haben und E-Mails auch in Zukunft erfolgreich versendet
werden können.