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Ausgehende E-Mails werden von Antispam-Lösungen beim Empfänger verschluckt!


Sogenannte "False Positives" also gute E-Mails welche fälschlicher Weise als Spam gekennzeichnet werden, werden für Unternehmer mehr und mehr zum ärgernis und Kostenfaktor!

Ein Unternehmer schreibt:

"Ich habe das Problem, dass meine Firmenmails bei meinen Kunden und Partnern im Spamordner landen und es damit äußerst aufwändig ist, allen Mails hinterher zu telefonieren. Mein Provider versichert mir ständig nicht blackgelistet zu sein, trotzdem kommen ca. 1/3 der Mails nicht korrekt an"

In der Tat stellen wir immer häufiger fest, dass an sich gute E-Mails von Antispam-Lösungen fälschlicher Weise als Spam gekennzeichnet werden. Je stärker eine Antispam-Lösung eingestellt ist, desto häufiger kommt es zum Problem der sog. „False Positives“. Schon bei einer Erkennung von 76% der Spam-E-Mails steigt die Gefahr von „False Positives“ merklich an. Antispam-Lösungen werben heute aber mit einer Erkennungsrate von nahezu 100%.

Auch SPAMRobin wirbt mit einer Erkennungsrate von nahezu 100%, doch ist ein enormer Aufwand, viel Zeit und Fachwissen im Antspam-Bereich erforderlich, damit es hier zu keinen „False Positives“ kommt.

Was können Mailversender nun tun, damit Ihre E-Mails weniger oft als „False Positives“ einfach in den Spam-Ordner verschwinden?

  1. Es ist wichtig Mails stets über den gleichen Mailserver zu versenden.
  2. Den Mailserver sollte man mit möglichst wenig anderen Unternehmen teilen.
  3. Der Mailserver sollte über eine einwandfreie Konfiguration verfügen.
  4. Der Mailserver sollte auf keiner Blackliste stehen.
  5. Der Mailserver sollte über eine gute Reputation verfügen.
  6. Der Mailserver sollte möglichst im Land des Mail-Versenders stehen.
  7. über den Mailserver sollten möglichst keine Newsletter versendet werden.
  8. Der Mailserver sollte über eine aktuelle/sichere Software verfügen.
  9. Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus der die E-Mails versendet werden, sollten über aktuelle Antivirenprogramme verfügen.
  10. Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus der die E-Mails versendet werden, sollten über einen aktuellen Patchstand verfügen.

SPAMRobin versendet auch E-Mails für Kunden

Die meisten Antispam-Lösungen beschränken sich auf das Kennzeichnen eingehender E-Mails. SPAMRobin hat aber schon vor geraumer Zeit erkannt, dass Kunden immer öfter Probleme beim Mailversand haben, daher kümmert sich SPAMRobin gerne auch um den Mailversand der Kunden, damit diese Ihre E-Mails problemlos versenden können.

Sollte sowohl der Sender als auch der Empfänger Kunde von SPAMRobin sein, kann SPAMRobin die Zustellung auch garantieren.

So verhindern Sie, dass Ihre ausgehenden Mails von Antispam-Lösungen (Spamfiltern) verschluckt werden!


Senden Sie Ihre E-Mails stets über den gleichen Mailserver
Antispam-Lösungen überprüfen häufig die IP-Adressen Mailserver, durch die ein E-Mail gesendet wurde. Vielen Anwendern ist oftmals der Versandweg eines E-Mails nicht klar, daher dieser Rat nicht leicht zu verstehen. Bei einer ganz normalen Mailversendung sind normalerweise auf Seite des Mailversenders bereits 2 Computer und daher 2 IP-Adressen beteiligt. Der Mailversand geschieht von dem PC des jeweiligen Benutzers aus (1. IP-Adresse). Das Mailprogramm des Absenders sendet das E-Mail jedoch nicht direkt an den Empfänger PC sondern zuerst zum Postausgangsserver (2. IP-Adresse). Erst der Postausgangsserver versucht herauszufinden, welcher Empfangsserver für die angegebene Adresse (Domain) zuständig ist und versucht das E-Mail an diesen zuzustellen. Ist der Mailserver des Empfängers nicht erreichbar versucht der Postausgangsserver die Zustellung bis zu 5 Tagen. Dabei darf man durchaus mit langen Pausen zwischen den Versuchen rechnen.

Kommt es zu einer erfolgreichen Versendung des E-Mails wird auf der Empfängerseite eine Spam-Prüfung durchgeführt, leider manchmal auch 2 oder mehr (Server/PC). Bei dieser Prüfung werden die beiden oben genannten IP-Adressen einer Prüfung unterzogen.

„Wenn ich aus der Firma Mails versende kommen meine Mails immer an, von zu Hause aus nicht, obwohl ich über den gleichen Server versende“

Das kommt sehr häufig in der einen oder der anderen Richtung vor. Zu Hause wird hier die IP-Adresse des Internetproviders benutzt, diese Adresse wird dynamisch zugewiesen, also stets von anderen Computern benutzt, manchmal sogar mehrfach pro Tag geändert, daher ist nicht auszuschließen, dass über diese Adresse Spam-E-Mails versendet wurden.

Die Versendung über den gleichen Weg schützt nicht grundsätzlich davor, dass die E-Mails dann doch zu „False Positives“ werden, doch kann man sich hier konkret um seine Adressen, Server und die Reputation kümmern, weil diese Geräte meist im eigenen Einflussbereich stehen.

Den Mailserver sollte man mit möglichst wenig anderen Unternehmen teilen

Schon aus dem vorherigen Punkt wird klar, dass es problematisch sein kann, wenn mehrere Unternehmen einen Mailserver für den Mailversand teilen. Es ist nicht in Ihrem Einflussbereich zu entscheiden, welche E-Mails durch die anderen Unternehmen versendet werden. Oftmals versendet das andere Unternehmen Newsletter und kümmert sich wenig um Abmeldungen. Empfänger neigen grundsätzlich und in diesem Fall noch stärker dazu Newsletter als Spam zu melden. Der gesamte Mailserver bekommt so im Laufe der Zeit eine schlechte Reputation.

Der Mailserver sollte über eine einwandfreie Konfiguration verfügen

Mailserver sind nicht einfach zu betreiben. Als Kontaktstelle zur Außenwelt ist es nicht egal wie der Server konfiguriert ist. Erlaubt der Mailserver sog. Relaying (Versand von E-Mails vom Internet aus) so wird der Server z.B. innerhalb kürzester Zeit in diversen Blacklists eingetragen sein. Wenn einem Mailserver eine neue IP-Adresse zugewiesen wird ist vor Verwendung dieser Adressen eine aufwändige Recherche notwendig um festzustellen, dass man nicht eine bereits „verseuchte“ IP-Adresse zugewiesen bekommt.

Für die verwendete IP-Adresse muss bereits vor der ersten Benutzung sichergestellt werden, dass ein sog. Reverse Lookup im DNS-System eingerichtet wird und dass dieser mit dem Hostnamen und der Domain des Mailserver übereinstimmt.

Es dürfen nur Softwareversionen verwendet werden, welche auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Sobald Angriffsmöglichkeiten von Mailserversoftware bekannt werden, ist die Software sofort wieder auf einen Stand zu heben welcher diese bekannten Fehler behebt, sonst gerät der Server möglicherweise in Verdacht, von Hackern übernommen worden zu sein. E-Mails, die von einem derartigen Server versendet werden, werden dann oftmals als Spam gekennzeichnet.

Der Mailserver sollte auf keiner Blackliste stehen

Die Adressen der Mailserver (IP-Adresse, Hostname und Domain) sollten vor Erstbenutzung und dann regelmäßig auf Einträge in Blacklists überprüft werden. Leider sind nicht alle Blacklisten-Betreiber einfach dazu zu bewegen, dass die eigenen Adressen wieder von den Blacklists entfernt werden. Viele Blacklists schreiben von anderen ab, viele sind anonym (Google, Yahoo), so dass es keine Möglichkeit gibt die eigenen Adressen aus deren Listen wieder entfernen zu lassen, obwohl diese manchmal die Einträge nach einiger Zeit wieder automatisch entfernen. In wieder anderen Fällen ist zu hören, dass die kurzfristige Entfernung der Adressen nur durch Zahlung von zum Teil hohen Geldbeträgen erfolgen soll.

Der Mailserver sollte über eine gute Reputation verfügen

Mailserver kommen in erster Linie dann zu einer guten Reputation, wenn sich die Versender von E-Mails an gültige technische soziale und rechtliche Standards halten. Eine ordentliche Konfiguration, kein Versand von Viren, kein Versand von unerwünschten E-Mails sind ein guter Beginn. Zusätzlich können die Mailserver so konfiguriert werden, dass der sog. Reverse Lookup (DNS), DKIM und Domainkey richtig konfiguriert werden.

Der Mailserver sollte möglichst im Land des Mail-Versenders stehen

Inländische Mailserver senden meist viel weniger Spam-E-Mails als ausländische Mailserver. Es gibt ca. 25 Länder, von denen man meist zu 100% Spam-E-Mails bekommt. Obwohl dieser Wert bei amerikanischen Mailservern nicht erreicht wird, so senden österreichische und deutsche Mailserver meist ebenfalls nur sehr wenige Spam-E-Mails.

über den Mailserver sollten möglichst keine Newsletter versendet werden

Viele Menschen vertrauen nicht auf die Abmeldemöglichkeiten eines Newsletters und melden daher eher Newsletter als Spam. Durch diese Meldungen erhalten die Mailserver und Domains schlechte Reputationen, welche wiederum zu fälschlichen Spam-Kennzeichnungen führen können.

Der Mailserver sollte über eine aktuelle/sichere Software verfügen

Es gibt eine Reihe von Mailserverprogrammen, welche bekannte Sicherheitsprobleme aufweisen. Die Software der Mailserver sollte daher immer auf dem neuesten Stand gehalten werden, damit dieser nicht durch die verwendete Software und ev. daraus resultierenden Sicherheitsgefahren eine schlechte Reputation erhält.

Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus der die E-Mails versendet werden, sollten über aktuelle Antivirenprogramme verfügen

Oftmals werden PCs durch Trojaner (Schadsoftware) befallen, wodurch diese Computer für den massenhaften Spam-Versand und andere Cyberangriffe mißbraucht werden. Die IP-Adressen, aber auch die Domains oder Mailserver im gleichen Netzwerk, werden als Reaktion auf Blacklists eingetragen. Die Folge ist wiederum ein Problem beim Versand guter E-Mails.

Alle Computer im Netzwerk in dem sich der Mailserver befindet bzw. der Domain aus der die E-Mails versendet werden, sollten über einen aktuellen Patchstand verfügen.

Manchmal reicht es gar nicht aus aktuelle Antivirensoftware und eine aktuelle Firewall zu verwenden. Oftmals können Hacker dennoch Herrschaft über einen PC erhalten. Es ist dazu sehr wichtig immer alle Computer auf dem aktuellen Stand zu halten, damit Eindringlinge keine Chance haben und E-Mails auch in Zukunft erfolgreich versendet werden können.