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Wie funktioniert eigentlich so eine Autorisierung?

Wie funktioniert eigentlich so eine Autorisierung? Grundsätzlich muss sich ein Absender nur ein einziges Mal, nämlich beim allerersten E-Mail an einen bestimmten Empfänger, autorisieren (freischalten). Diese Autorisierung gilt dann auch nur für den einen Empfänger für den man sich autorisiert hat und für die eine Absende-E-Mailadresse. Hat ein Absender also Kontakt mit mehreren Empfängern einer Organisation, muss sich der Absender für jeden Empfänger extra autorisieren.

Verwendet der Absender unterschiedliche Absende-E-Mailadressen müssen auch diese jeweils autorisiert werden. Die Autorisierung stellt keinen großen Aufwand für den Absender dar und hilft auch diesem für den zukünftigen Mailversand an die Empfänger für die er sich interessiert hat. Seine E-Mails werden ja ab diesem Zeitpunkt nach Prüfung auf Schadsoftware ohne Verzögerung und jedoch ohne Spam-Prüfung an den Empfänger zugestellt. Es kann also nicht vorkommen, dass eine E-Mail fälschlicher Weise als Spam gekennzeichnet wird. Ein weiterer wichtiger Vorteil für den Absender ist, dass der Empfänger keine Spam-E-Mails bekommt, seine E-Mail also sicher gesehen wird und nicht in einer Flut von Spam-E-Mails verschwindet.

Wie läuft nun eine Autorisierung ab?

Ein Absender sendet eine E-Mail an einen Empfänger, welcher seit neuem SPAMRobin (in der Stufe 3 - „stark“ oder 4 – „sehr stark“) verwendet. SPAMRobin sendet dem Absender eine E-Mail zu, in welchem ein eindeutiger Bezug zur ursprünglichen Mail zu finden ist.

Dieses Bild (oben) zeigt eine E-Mail eines Absenders, der das erste Mal seit Verwendung von SPAMRobin auf Empfängerseite eine E-Mail an den SPAMRobin-Kunden mit der Adresse hv@spamrobin.com sendet.

SPAMRobin-Kunden empfangen Ihre E-Mails nicht direkt über Ihren E-Mailserver sondern leiten Ihre gesamten E-Mails über den Dienst von SPAMRobin um. Dieser Umweg kostet in der Regel nur wenige Sekunden.

Wenn eine E-Mail bei SPAMRobin eintrifft, wird diese automatisch analysiert, auf Viren und Schadsoftware geprüft, beurteilt ob es sich um Spam oder Spam-Verdacht oder in weniger als 2% aller Fälle um eine gute Mail handelt. Benutzt der SPAMRobin Kunde die Antispam-Einstellung „3 - stark“ und wurde die E-Mail eines nicht autorisierten Absenders mit Spam-Verdacht gekennzeichnet, sendet SPAMRobin eine Autorisierungsanfrage an den Absender. Die E-Mail wird vorerst nicht zugestellt.

Verwendet der SPAMRobin-Kunde die Antispam-Einstellung „4 – sehr stark“ dann wird eine Autorisierungsnachricht bei jedem neuen Absender ausgesendet, unabhängig davon wie die E-Mail beurteilt wurde.

Bei den Einstellungen „schwach“ und „mittel“ erfolgt in keinem Fall eine Autorisierungsanfrage.

Dieses Bild (oben) zeigt den Posteingang des ursprünglichen Absenders. Die Autorisierungsanfrage ist angekommen. Der SPAMRobin-Kunde, Empfänger der E-Mails, hat jederzeit Zugriff auf alle seine E-Mails, auch dann wenn sich der Absender nicht autorisiert. Dazu dient der SPAMRobin Vor-Posteingang im Customer Portal. Das Bild (unten) zeigt die auf die Autorisierung wartende E-Mail.

Der Empfänger könnte nun jederzeit selbst den Absender autorisieren, sich seine E-Mail einmal zustellen lassen oder den Absender blacklisten. In der Regel besuchen die SPAMRobin-Benutzer (mit Einstellung 2, 3 und 4) den Vor-Posteingang im Customer Portal einmal am Tag, es kann also dauern, bis die E-Mail des Absenders behandelt wird. Viele Empfänger bestehen aber darauf, dass sich ein Absender selbst autorisiert, denn dies stellt nur einen sehr kleinen Aufwand für den Absender dar.

Bild (oben) Öffnet nun ein Absender seine Autorisierungsnachricht enthält diese Nachricht eindeutige Hinweise auf die von ihm gesandte E-Mail. Ein Klick auf „Jetzt autorisieren“ startet den Standardinternet- Browser des Absenders und führt diesen zur Webseite mit der Autorisierung. Bei der Autorisierung werden keine Daten abgefragt. Der Absender wird lediglich gebeten einen Code zu erkennen und diesen in ein Eingabefeld einzugeben. Dieser Code ist für Computer nur sehr schwer zu erkennen, für Menschen aber sehr einfach, daher stellt dies keinen großen Aufwand dar. Das Bild (unten) zeigt die Seite mit der Autorisierung.

Bei der Autorisierung muss also nur der im bunten Bild angegebene Code entziffert und in dem Textfeld darunter eingegeben werden. Im Beispiel wird der Code „6gnbn“ eingegeben kann aber auch in Form „6GNBN“ eingegeben werden. Nach dem Klicken auf „autorisieren“ ist der Absender autorisiert. Er musste also eine E-Mail lesen, den Code erkennen und eingeben, ein Aufwand für nur wenige Sekunden, die Vorteile für beide Kommunikationspartner sind aber sehr wesentlich:

  • Absender
    • Seine E-Mails werden ab Autorisierung nicht mehr als Spam-Verdacht oder Spam gekennzeichnet.
    • Der Empfänger bekommt kein Spam – daher werden seine E-Mails sofort empfangen und entsprechend ernst genommen.
    • Weil weder Mailserver noch die Antispamlösung des Kunden verstopft sind, werden die E-Mails sehr schnell zugestellt.
  • Empfänger
    • Kontrolliert seinen Posteingang, kann sich daher auf wesentliche E-Mails konzentrieren.
    • Nimmt seine E-Mails viel wichtiger weil er ja nur gute erhält.
    • Muss wichtige E-Mails nicht aus einem schlimmen Haufen von Spam-E-Mails herausfischen.
    • Kann auf Anliegen viel schneller reagieren.
Die Vorteile für beide Kommunikationspartner liegen auf der Hand. Sollte der Absender nicht Deutsch sprechen dann richtet sich die Kommunikation (E-Mails und Websiten) nach der Spracheinstellung des Absenders, so dass dieser möglichst in seiner eigenen Muttersprache, oder wenn diese nicht vorhanden ist, in englischer Sprache lesen kann. Bilder (unten) Deutsch, Englisch, Russisch – weitere Sprachen Französisch, Spanisch, Italienisch. Wenn Sie zusätzliche Sprachen benötigen, dann geben Sie uns bitte Bescheid.

Wenn sich ein Absender autorisiert, der Empfänger aber keine E-Mails vom Absender erhalten möchte, dann kann der Empfänger die Adresse des Absenders jederzeit aus seiner Liste der autorisierten Absender löschen oder ganz einfach sogar auf seine Blacklist setzen.

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